Dropbox: Uma ferramenta sempre útil!

Hoje em dia, muitos de nós, passam grande parte do tempo a saltar entre máquinas.

No trabalho têm um equipamento, em casa têm outro e por vezes ainda acrescentamos um portátil e/ou um smartphone, um tablet ao rol de desktops que utilizamos!

Não é fácil gerir os conteúdos comuns em cada uma das máquinas.

Eu pessoalmente já tive imensas dificuldades em encontrar o ficheiro mais actualizado na pen, disco externo ou nos próprios computadores!

Já há alguns anos, descobri esta maravilhosa ferramenta que passei a utilizar e não abandonei nunca mais! Deixei de ter esses problemas e muitos outros, como por exemplo, virus nas pens, que deixei completamente de utilizar, etc.

Na minha opinião, trata-se de uma ferramenta essencial, sem a qual não conseguiria passar!

Perguntamos então, mas como isso é feito?

O Dropbox é um programa que usa o conceito de Computação nas Nuvens (cloud computing), que é um modelo de computação em que os dados, ficheiros e aplicações residem em servidores físicos ou virtuais, acessíveis por meio de uma rede em qualquer dispositivo compatível. No caso do Dropbox o disco virtual oferece 2GB de espaço e também tem a opção de upgrade podendo esse espaço ser obtido, pagando, ou então fazendo convites.

O ideal seria termos quem fizesse essa gestão por nós, isto é, termos online um serviço que esteja obcecado pelo nosso trabalho, que grave tudo e seja uma cópia fiel de uma determinada área de trabalho local.

O Dropbox é a solução. Não só entre várias máquinas como também entre vários sistemas operativos.

Hoje com mais de cinco anos de experiência, já não consigo ter uma máquina sem esta pérola!

O Dropbox é um sistema multi-plataforma (funciona em Windows, Linux, Mac OS, Android, iOS e Windows Phone) e com ele você pode resolver todos estes problemas.

Mas como funciona isso na prática?

Esta cópia temporal permite que os ficheiros mesmo que sejam apagados sejam recuperados alguns dias depois, se necessário; o Dropbox guarda essas alterações para que possa recuperar algo se for apagado por engano.

Mas onde ficam guardados os meus ficheiros?


Sim é um pergunta importante, pois quem aposta neste tipo de serviço pretende estabilidade, segurança e fiabilidade, mas todos esses requisitos foram acautelados pela equipa do Dropbox. Todos os ficheiros existentes nos servidores Dropbox são enviados por SSL, encriptados com AES-256 e guardados nos seus servidores.

Mas vamos a um exemplo prático e real:


Eu tenho na minha Escola o meu computador onde instalei o Dropbox. Em casa no meu portátil tenho o mesmo serviço instalado e o mesmo acontece no meu servidor. Sempre que preciso de ter à mão algum documento, palavra-passe ou ficheiro que seja necessário sempre que estou frente a um computador, arrasto-o para dentro da pasta Documents que existe dentro da pasta Dropbox.

Logo que me ligo, o serviço Dropbox sincroniza-se com o servidor do Dropbox e transfere para as pastas existentes no computador o que existe de novo na conta, assim posso de imediato ter acesso ao documento que arrastei na escola para dentro da tal pasta.

Caso esteja nalgum lugar e precise de algo que está na minha conta Dropbox e tenha um PC à mão, entro no serviço online, com o meu username e password e com isso acesso ao documento em qualquer ponto do planeta, desde que tenha um computador com acesso à net.

Posso também partilhar imagens, fotografias, ficheiros de áudio e de qualquer outro tipo através da pasta Public, que me atribui uma link público para partilhar com o mundo.

Para começar vá ao site do

Dropbox

e registe-se.

Após estar registado faça o download da aplicação Dropbox. Esta aplicação colocará na sua máquina uma pasta normal. Dentro desta, serão criadas outras todas farão a ponte entre as máquinas e tudo o que lá colocar será sincronizado. Primeiro passa pelo serviço que criará uma cópia temporal e quando uma outra máquina se sincronizar, receberá os ficheiros que deixou na primeira máquina.

Deixo aqui uma publicação que o(a) ajudará nos primeiros passos com a sua Dropbox:

Nos próximos dias publicarei mais algumas dicas importantes, que ajudarão a tirar melhor partido das funcionalidades da Dropbox.

Prezi – Uma dinâmica diferente nas suas apresentações

Actualmente um bom orador faz-se sempre acompanhar de algum tipo de suporte informático onde apoia o seu discurso com palavras-chave ou imagens que de alguma forma cativem a atenção do público. A forma mais usual é a utilização de diapositivos do PowerPoint, uma vez que está praticamente à disposição de todos e é de utilização bastante intuitiva. No entanto, se o orador não for um criativo, o mais provável é que o suporte ao seu discurso seja maçador e pouco apelativo.

De forma a contornar esta situação o Prezi pode ser uma boa alternativa ao clássico PowerPoint. Apresenta-se também muito intuitivo, para quem cria as apresentações, mas muito mais dinâmico para o público.

Segundo os criadores, o Prezi surgiu a partir do conceito básico do quadro preto que todos nos acostumámos a ver nas salas de aula, desde a escola primária, onde o professor escrevia e ia desenvolvendo um raciocínio interagindo com os alunos. Seguindo essa ideia, o Prezi é como um quadro virtual que transforma as apresentações mais atraentes à atenção do público, fazendo com que este interaja mais com o orador.

O Prezi apresenta-se como uma ferramenta bastante intuitiva e os novos menus, melhorados recentemente, contribuem de forma relevante para essa característica. Tudo assenta na tecnologia Flash, da Adobe, e consegue ser bastante rico em efeitos e movimentos que dão vida à apresentação e fazem despertar o interesse do público.

De uma forma geral, a partir de uma tela em branco ou, para quem é menos criativo, de um dos templatesdisponíveis, é possível criar uma apresentação dinâmica com frames de várias dimensões e com diferentes profundidades, onde se podem adicionar imagens, vídeos, texto ou mesmo apresentações no formato .ppt a que se queira dar uma nova roupagem.

O separador Learn está munido de vários vídeos que ajudam de uma forma rápida a perceber como o Prezi funciona.

http://prezi.com/y3f0vwjfiayl/we-day/

Clique na imagem para visualizar este exemplo de apresentação.

As principais funcionalidades do Prezi são:

• Adicionar novos frames com diversos layouts
• Alterar o tema dos templates
• Adicionar imagens de ficheiros ou directamente do Google, através de pesquisa directa no programa ou do URL da imagem pretendida
• Adicionar desenhos ou símbolos à apresentação
• Introduzir vídeos a partir do computador ou directamente do Youtube
• Inserir slides do PowerPoint
• Guardar o Prezi em PDF
• Partilhar o Prezi com outros utilizadores para visualização ou edição

As apresentações Prezi podem ser feitas online ou, fazendo o download da apresentação, a partir de qualquer computador, sem ser necessário preocupações com a localização de ficheiros introduzidos, nomeadamente vídeos.

Vídeo de demonstração

Modalidades de utilização e preços

O Prezi encontra-se disponível online de forma gratuita e é suficiente para quem faz poucas apresentações, tendo um limite máximo de armazenamento de 100MB. A juntar a isso, na versão gratuita, a apresentação criada fica obrigatoriamente definida como pública.

Para quem faz apresentações mais frequentemente existem dois tipos de licenças pagas: a Enjoy com 500MB e a Pro com 2GB. Nestas, as apresentações já poderão ser privadas e na versão Pro é possível utilizar uma ferramenta de edição offline.

Para estudantes e professores existem as licenças académicas, acessíveis através de registo com email do estabelecimento de ensino, que lhes conferem a licença Enjoy Edu de forma gratuita, com todas as caracteríricas de versão paga Enjoy. Para fazer o registo da versão Edu deve usar esta ligação. Mais informação acerca de preços e características aqui.

Fonte: Pplware

Défice de produtividade em Portugal pode estar relacionado com falta de flexibilidade no trabalho e na tecnologia

Estudo encomendado pela Microsoft Europa à consultora Vanson Bourne dá a conhecer alguns indicadores com impacto na produtividade em Portugal;
37% dos portugueses inquiridos declararam nunca ter trabalhado fora do seu local habitual de trabalho. 82% revela que gostaria de ter alguma flexibilidade na prestação do trabalho, e 63% considera que seria mais produtivo trabalhar de forma flexível, nomeadamente porque a esmagadora maioria, 82%, também faz trabalho suplementar, 63% dos quais no próprio local de trabalho. Nas organizações que integram formas de trabalho flexíveis, 68% dos inquiridos revelam ser mais produtivos com este formato de trabalho.
No que concerne às possíveis barreiras à flexibilidade no trabalho, a falta de confiança na execução das tarefas fora do local de trabalho (apenas 45% confia na produtividade fora do escritório) e a pouca disponibilização de informação, apoio e procedimentos das empresas (apenas 14% o fazem de forma estruturada) são as razões apontadas.
59% dos trabalhadores inquiridos, admite usar tecnologia pessoal em contexto profissional, nomeadamente por possuírem laptop em vez de desktop (35%). 65% dos inquiridos considera, ainda, que ter um computador portátil ou um dispositivo móvel com capacidade para consultar emails os tornaria mais produtivos.

A Microsoft Portugal deu a conhecer os resultados de um estudo, encomendado à consultora Vanson Bourne, sobre as diferentes opiniões relativamente à flexibilidade no trabalho e ao seu impacto na produtividade das empresas e colaboradores. O estudo inquiriu 1.500 trabalhadores, desempenhando funções de escritório, em 15 países europeus: Áustria, Alemanha, Bélgica, Dinamarca, Espanha, Finlândia, França, Holanda, Irlanda, Itália, Noruega, Reino Unido, Suécia e Suíça, tendo Portugal sido também um dos países contemplados.

De acordo com os dados recolhidos junto dos inquiridos o défice de produtividade em Portugal pode estar relacionado com a falta de flexibilidade na prestação do trabalho e na tecnologia, na medida em que apenas metade das empresas portuguesas (50%) incorporam a flexibilidade no seu modelo de trabalho. Dos trabalhadores inquiridos a nível nacional, 37% (42% mulheres e 28% homens) revela que nunca trabalharam fora do escritório, apesar de reconhecerem os benefícios do trabalho flexível. 82% destes colaboradores afirma fazer horas extraordinárias todas as semanas, sendo que a grande maioria, 63%, fazem-no normalmente no seu local de trabalho. Realidade que contrasta com os dados recolhidos a nível global, em que os inquiridos do género masculino (85%) se destacam como mais propensos a trabalhar horas extras, comparativamente aos inquiridos do género feminino (22%).

Embora quase 44% dos empregados afirme que o trabalho flexível é permitido no seu local de trabalho, apenas 14% das empresas possui uma política proactiva de trabalho flexível e suporte tecnológico a este mesmo modelo. Dos colaboradores inquiridos, 27% dos empregados de pequenas e médias empresas (com menos de 50 colaboradores) afirmam trabalhar regularmente fora do escritório, mas apenas 9% o fazem em empresas com mais de 500 colaboradores.

O estudo demonstra, ainda, que o impacto do trabalho flexível excede largamente a mera satisfação do trabalho, uma vez que 68% dos trabalhadores em Portugal são mais produtivos quando trabalham de forma flexível, destacando-se este número como a segunda maior percentagem na Europa, a seguir à Espanha (76%). Da mesma forma, 63% dos trabalhadores em Portugal acredita que o trabalho flexível os torna mais produtivos, na medida em que lhes permite um melhor equilíbrio entre a sua vida profissional e pessoal, destacando-se esta percentagem como a mais elevada na Europa. Destes, 82%, sobretudo trabalhadores do género masculino, na faixa etária entre os 18 e os 24 anos (78%), considera que uma maior flexibilidade no trabalho permitirá uma melhor qualidade de vida.

No que concerne às práticas laborais, o modelo de flexibilidade no trabalho parece estar também relacionado com a dimensão das empresas, já que são as pequenas empresas, (com menos de 10 colaboradores) que apresentam maior propensão para permitir o trabalho flexível, com mais de dois terços a utilizar já este modelo de trabalho. Contudo, apenas 14% das empresas portuguesas disponibiliza linhas orientadoras sobre o trabalho flexível, possuindo uma política e tecnologia de suporte implementadas, número que contrapõe com os dados anteriores e que destacam Portugal como um dos países com percentagem mais baixa a este nível, em toda a Europa.

Quando questionados sobre o papel que os departamentos de TI assumem na transformação do mundo de trabalho, 29% dos inquiridos em Portugal revela nunca ter solicitado ajuda ao departamento de informática no que respeita ao trabalho flexível, e apenas 8% descreve os departamentos de TI como muito úteis no que respeita à facilitação do trabalho.

Dos trabalhadores inquiridos, 45% diz acreditar que os seus colegas sejam mais produtivos a trabalhar de modo flexível ou fora do escritório, e 21% afirma que a opção de trabalho flexível influenciaria a sua decisão de aceitar um novo emprego. Quando questionados sobre o modelo de trabalho ideal, 73% dos trabalhadores inquiridos revela que optaria por uma proposta que combinasse trabalho dentro e fora da organização, e menos de um em cada cinco (8%) optaria por trabalhar apenas no escritório, facto que está também relacionado com as responsabilidades assumidas dentro da organização e com o nível de desempenho que pretendem manter perante as chefias. A este nível, 46% dos inquiridos a nível nacional assumem ser mais produtivos quando têm um modelo de trabalho flexível e podem, por exemplo, trabalhar a partir de casa.

Por outro lado, e quando interpelados sobre as principais barreiras ao trabalho flexível/fora do escritório, 31% aponta a impossibilidade de acesso remoto à tecnologia e sistemas necessários, bem como a dificuldade em “desligar” e fazer a distinção entre a vida profissional e pessoal, como os principais entraves. Um total de 27% afirma, ainda, que o acesso a software melhorado lhes permitirá serem mais produtivos, número que nas grandes organizações aumenta para 30%. Porém, o desejo de evitar as deslocações desnecessárias e economizar nos custos inerentes são duas das razões apontadas pelos inquiridos para a opção por um modelo de trabalho flexível (21%).

No que respeita ao suporte dos departamentos de TI, apenas três em cada dez inquiridos refere que a sua empresa fornece diretrizes corporativas para um modelo de trabalho flexível, descrevendo os departamentos de TI como sendo muito úteis relativamente à facilitação deste tipo de modelo. Os obstáculos mais comuns a este nível dizem, sobretudo, respeito a questões protocolares, a medidas de segurança e a custos associados.

O inquérito revela, ainda, que 59% dos portugueses inquiridos utiliza os seus dispositivos tecnológicos pessoais em contexto profissional e para efeitos laborais, nomeadamente pelo facto de terem computador portátil em vez de PC de secretária (35%), sendo que 65% afirma não ter acesso a hardware básico da empresa (portátil / dispositivo móvel) que lhes permita serem mais produtivos em situações de trabalho remoto. Um quarto dos empregados, em grandes organizações, não tem assim, acesso à tecnologia e aos sistemas fora do escritório, enquanto apenas 16% em pequenas empresas enfrentam o mesmo problema. Apenas 7% dos empregadores impõe restrições à utilização de tecnologia pessoal, o que significa que os trabalhadores não têm os seus sistemas de TI laborais replicados, facto que tem consequentes impactos na produtividade das empresas.

Conclusão

Através deste estudo, a Microsoft caracteriza o tecido empresarial português e dá a conhecer as linhas orientadoras daquela que deverá ser uma cultura empresarial de confiança, assente num modelo de trabalho flexível. Neste âmbito, as empresas portuguesas enfrentam dois grandes desafios, por um lado, assegurar o acesso dos seus colaboradores aos suportes tecnológicos mais adequados ao cumprimento dos seus objectivos, e por outro, a construção de uma cultura de confiança na produtividade dos colaboradores e flexibilidade no trabalho.

Estudo disponível na íntegra em: www.microsoft.pt/imprensa/novoOffice

Fonte: Microsoft